會(huì)議活動(dòng)的基本要素--會(huì)議人員

　　會(huì)議人員是指參與會(huì)議整個(gè)過(guò)程的人員，可具體分為會(huì)議主體、會(huì)議客體以及其他與會(huì)議有關(guān)的人員。

　　1.會(huì)議主體

　　會(huì)議主體是指主要策劃、組織會(huì)議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位和協(xié)辦單位等。

　?。?）會(huì)議的主辦者是會(huì)議活動(dòng)的具體組織者，其任務(wù)主要是根據(jù)會(huì)議的目標(biāo)和規(guī)則制定具體的會(huì)議方案并加以實(shí)施，為會(huì)議活動(dòng)提供必要的場(chǎng)所、設(shè)施和服務(wù)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

　?。?）會(huì)議的承辦者是指具體落實(shí)會(huì)議組織任務(wù)的機(jī)構(gòu)或個(gè)人。

　?。?）支持單位是指為會(huì)議的召開(kāi)給予全力支持的機(jī)構(gòu)。

　　（4）贊助單位是指為會(huì)議的順利召開(kāi)提供經(jīng)濟(jì)幫助和設(shè)備、場(chǎng)地支持的機(jī)構(gòu)。

　?。?）協(xié)辦單位即協(xié)助安排、組織會(huì)議的機(jī)構(gòu)。

　?。?）合作單位即對(duì)于會(huì)議的召開(kāi)與會(huì)議主辦者進(jìn)行合作的機(jī)構(gòu)。

　?。?）其他。

　　2.會(huì)議客體

　　會(huì)議的客體，即參加會(huì)議的對(duì)象，包括正式成員、列席成員、特邀成員和旁聽(tīng)成員。與會(huì)者的數(shù)量是決定會(huì)議規(guī)模的主要因素，一般來(lái)說(shuō)，與會(huì)者的人數(shù)越多，會(huì)議的規(guī)模也就超大。

　?。?）正式成員：即具有正式資格，有表決權(quán)、選舉權(quán)和發(fā)言權(quán)的會(huì)議成員，也是會(huì)議活動(dòng)的主要成員。

　　（2）列席成員：即不具有正式資格，有一定的發(fā)言權(quán)，但無(wú)表決權(quán)和選舉權(quán)的會(huì)議成員。是否需要列席成員參加會(huì)議，哪些對(duì)象應(yīng)當(dāng)作為列席成員，列席成員應(yīng)該參加會(huì)議中的哪些活動(dòng)，由會(huì)議的組織者根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的實(shí)際需要來(lái)確定。

　?。?）特邀成員：由會(huì)議的主辦者根據(jù)會(huì)議的需要而專門邀請(qǐng)的成員，如上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人、特別來(lái)賓和報(bào)告人等。

　?。?）旁聽(tīng)成員：即受邀請(qǐng)參加會(huì)議，但不具有正式資格，既無(wú)表決權(quán)，也無(wú)發(fā)言權(quán)的會(huì)議成員。

　　為了提高會(huì)議的高效性，邀請(qǐng)與會(huì)者時(shí)，應(yīng)考慮以下要素：第一，能夠提供信息、提出意見(jiàn)、做出決定，直接有助于會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果的人；第二，對(duì)于一些重要的會(huì)議，與會(huì)者必須具有合法的身份和法定的資格。比如人民代表大會(huì)的與會(huì)者必須是依法選舉產(chǎn)生的人民代表；公司的董事會(huì)或股東大會(huì)的與會(huì)者必須是按照公司章程正式確定的董事或股東；研討會(huì)的與會(huì)者必須是對(duì)研討的課題有深厚的事業(yè)知識(shí)背景，能夠提出見(jiàn)解或解決方案的專家或?qū)嶋H工作者。

　　3.其他與會(huì)議有關(guān)的人員

　　其他與會(huì)議有關(guān)的人員包括：主持人、會(huì)議秘書(shū)人員和會(huì)議服務(wù)人員等。

　　主持人往往也可以被看作是會(huì)議的召集人、組織者或引導(dǎo)者。對(duì)于一般的小型會(huì)議，主持人也可以是召集人；而對(duì)于一些大型的會(huì)議，主持人就有可能會(huì)充當(dāng)更多的角色，既是會(huì)議的組織者，也是會(huì)議的引導(dǎo)者。主持人對(duì)會(huì)議的正常開(kāi)展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。

　　會(huì)務(wù)工作是秘書(shū)和秘書(shū)部門的經(jīng)常性工作之一。從會(huì)議籌備到會(huì)議結(jié)束的整個(gè)過(guò)程中，會(huì)議秘書(shū)通常會(huì)承擔(dān)著一系列工作，如會(huì)場(chǎng)選擇、制作會(huì)議證件、準(zhǔn)備會(huì)議文件與材料、會(huì)議簽到與報(bào)到工作、辦妥后勤服務(wù)事宜等。

　　會(huì)議服務(wù)人員是指具體從事會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備支持和會(huì)場(chǎng)服務(wù)等方面的人員，以及負(fù)責(zé)會(huì)議生括服務(wù)的人員。